Wprowadzenie
Masz dokumenty, a nie dane
Większość firm ma cyfrowe archiwa, które są de facto papierowymi segregatorami w wersji online. PDF-y, skany, pliki bez wspólnej struktury. Znalezienie konkretnej informacji zajmuje minuty, czasem godziny. Automatyzacja pracy z dokumentami nie jest kwestią innowacyjności – to potrzeba operacyjna.
Nowe narzędzia GenAI pozwalają przełamać barierę między treścią a danymi. Poniżej znajdziesz 5 konkretnych scenariuszy, w których możesz wykorzystać GenAI do uporządkowania dokumentów, przyspieszenia procesów i poprawy jakości decyzji.
1. Sczytywanie danych z umów i decyzji administracyjnych
To jeden z najczęstszych przypadków użycia GenAI. W dokumentach, takich jak umowy czy decyzje administracyjne, znajduje się wiele kluczowych danych: daty, numery spraw, lokalizacje, warunki finansowe, strony umowy. Problem polega na tym, że nie występują one zawsze w tym samym miejscu, nie są oznaczone nagłówkami, a ich układ różni się w zależności od źródła. GenAI potrafi „czytać” dokumenty jak człowiek – rozumie kontekst, rozpoznaje nazwy własne, potrafi wydzielić sekcje i wydobyć dane nawet z tekstu pisanego niejednoznacznym językiem urzędowym. To szczególnie przydatne przy przetwarzaniu backlogu dokumentów, który od lat zalega w archiwum.
2. Kategoryzacja dokumentów bez struktury
W wielu firmach nazwa pliku nie mówi nic o jego zawartości. Foldery są pełne plików typu „scan_2021.pdf” czy „plik123_final_ver7.pdf”. Wdrożenie GenAI pozwala zautomatyzować klasyfikację takich dokumentów na podstawie ich treści, a nie nazwy. Model potrafi określić, czy dokument to umowa, protokół, decyzja, aneks czy faktura – i przypisać mu odpowiedni tag lub ścieżkę. Taka kategoryzacja to pierwszy krok do zbudowania porządku i przygotowania gruntu pod dalszą automatyzację, np. routing do odpowiednich systemów czy działów.
3. Walidacja danych w dokumentach
Błędy w dokumentach mogą być kosztowne. Błędna data wejścia w życie umowy, nieprawidłowy numer decyzji czy niezgodność między dokumentami to problemy, które trudno wychwycić ręcznie przy większej skali. GenAI może działać jak warstwa walidacyjna: sprawdzać zgodność danych ze wzorcami, wykrywać anomalie i sygnalizować rozbieżności. Może też porównywać dokumenty między sobą i ocenić, czy zawierają te same dane, które powinny być zgodne. To ogromna oszczędność czasu dla zespołów operacyjnych i gwarancja większej spójności.
4. Tworzenie metryk i raportów na podstawie dokumentów
Dane, które znajdują się w dokumentach, można automatycznie przekształcić w raporty i wskaźniki. Liczba aktywnych umów, wygasające w najbliższych miesiącach zobowiązania, rozkład kosztów według lokalizacji, to wszystko można wygenerować bez ręcznego wpisywania danych do Excela. GenAI wyciąga dane z dokumentów i strukturyzuje je tak, by można je było analizować w BI (np. Looker Studio, Power BI). Raport nie powstaje raz – może być aktualizowany wraz z napływem nowych dokumentów.
5. Obsługa napływu nowych dokumentów
System oparty o GenAI może działać w trybie ciągłym, reagując na pojawiające się nowe pliki. Dokument trafia do chmury, model go klasyfikuje, wyciąga dane, waliduje je, a następnie zapisuje w bazie danych i archiwum. Użytkownik dostaje gotowy rekord, z którego może korzystać w codziennej pracy. Dzięki temu nie tylko przetwarzamy przeszłość (backlog), ale budujemy proces przyszłości: bieżące dokumenty od razu trafiają do odpowiedniego miejsca, w odpowiedniej strukturze.
Co dalej? Podsumowanie
Każdy z tych scenariuszy można wdrożyć etapami. Nie trzeba budować wszystkiego naraz. Wystarczy zacząć od konkretnego problemu, zdefiniować dane i proces, a potem iteracyjnie rozwijać system.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak to może wyglądać u Ciebie, to zacznij od przygotowania zespołu i danych. Wdrożenie GenAI do pracy z dokumentacją nie zaczyna się od wyboru modelu, tylko od audytu dokumentów, określenia celów biznesowych i zdefiniowania, jakie dane są kluczowe dla organizacji.
W Alterdata możemy pomóc Twojej firmie przejść przez cały ten proces: od analizy zasobów, przez zaprojektowanie rozwiązań, po integrację z Twoim środowiskiem danych. Zamiast uniwersalnych szablonów, budujemy systemy dopasowane do Twojego problemu.
Chcesz zobaczyć, jak mogłoby to wyglądać u Ciebie? Zobacz film poniżej albo skontaktuj się z nami.
